Organicemos los recursos

¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es una proyección o cálculo aproximado de los gastos o egresos de un plan, proyecto o negocio en un periodo determinado.

Conozcamos los elementos de una persupuesto, pensando en un proyecto sencillo.
A- Necesidades: Tiene que ver con la disponibilidad o carencia de los recursos, es decir, hay que tener en cuenta lo que ya tenemos y lo que nos falta para desarrollar el proyecto. Muchas personas conoce cada aspecto requerido o recurso con el nombre de Rubro del presupuesto.

Los recursos son de dos tipos:

• Recursos humanos: Personal necesario para las diferentes etapas del proyecto. Puede cambiar o puede ser el mismo en todas las etapas.
• Recursos no humanos:
  • Materiales (papelería, carpetas, esferos, fotocopias...)
  • Locales (Espacios físicos)
  • Servicios (agua, luz, gas, teléfono)
  • Alimentación (Comidas, refrigerios, cafetería...)
  • Transporte (que incluye tanto la movilización local como otros desplazamientos más largos)
  • Imprevistos (este rubro es importante porque es común o necesitar algo que no se contempló inicialmente o se requiere solucionar un problema inmediato)
  • Administración (se trata del manejo de todos estos recursos: (secretaria, contadora, trámites bancarios, celaduría...)

B- Fuentes de financiación o quién aporta para cada necesidad: Es necesario que en todo presupuesto se establezca con claridad quién aporta qué, cuantificado en pesos.

Con la determinación de estos elementos se pasa a elaborar el Cuadro del Presupuesto:

¿Por qué es importante hacer un presupuesto?
En el momento de planear una actividad o hacer un proyecto, es muy importante hacer una lista de las etapas en que ésta se divide; así podremos saber qué necesitamos en cada una de ellas y cuáles serán los gastos tanto en cada una de las etapas, como en el total de la actividad o proyecto.Esta lista con los gastos detallados para cada etapa es el presupuesto. Nos indicará cuánto nos cuesta realmente lo que planeamos, con qué contamos para empezar a trabajar y qué vamos a necesitar.

¿Para qué sirve hacer un presupuesto?

• Es útil hacer un presupuesto para saber exactamente el valor total del proyecto o actividad que planeamos.
• Si tenemos claros los costos será más fácil y más efectiva la búsqueda de financiación.
• Al saber cuánto dinero necesitamos y con cuánto dinero contamos, podremos realizar las actividades necesarias sin quedarnos cortos de recursos, corriendo el peligro de no poder terminar las tareas que nos propusimos.

Cómo evaluar un presupuesto?
La evaluación se realiza en tres momentos: antes de realizar el proyecto, durante su ejecución y al finalizar.

• Antes de realizar el proyecto se hace, por lo regular con todo el equipo involucrado en él, un examen detenido tanto de los rubros señalados como de los dineros aportados. Su finalidad es precisar si el dinero alcanza, si las últimas etapas del proyecto van a ser factibles teniendo en cuenta la devaluación de la moneda y cuándo se van a realizar los desembolsos. Este último punto es importante para la administración eficiente de los dineros.
• Durante la ejecución del proyecto es importante hacer revisiones periódicas del presupuesto y hacer algunos ajustes de acuerdo con los objetivos y metas más importantes.
• Al finalizar el proyecto se hace un balance de los ingresos y egresos que realmente sucedieron. Esto nos permite conocer si hubo déficit o si existe algún superavit.

Por último, es necesario averiguar los motivos por los cuales hubo pérdidas, ganancias o superavit; así no volveremos a cometer los mismos errores o, por el contrario, trabajaremos de la misma manera si las cosas nos han resultado positivas.

Fuente:
Servicio Colombiano de Comunicación.
Pizarra.