Guía para responder a solicitudes de información pública

Tiene como objetivo orientar las respuestas a solicitudes de información pública que reciban los sujetos obligados por la Ley 1712 de 2014, que tiene como objetivo la regulación del derecho de acceso a la información pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y las excepciones a la publicidad de información. 

Este derecho está consagrado en los artículos 20 y 74 de la Constitución Política de Colombia . El primero establece el derecho a buscar y recibir información, y el segundo indica que todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos, salvo los casos que establezca la Ley. Adicionalmente, el artículo 232 de la Constitución establece el derecho de toda persona a presentar solicitudes respetuosas a las autoridades públicas, dentro de las que se encuentran las peticiones de documentos o de información. 

La respuesta a solicitudes de información, es una de las formas por medio de las cuales los sujetos obligados por la Ley 1712 de 2014 garantizan el derecho de acceso a la información pública desde la perspectiva de la transparencia pasiva, que corresponde al derecho de cada persona a solicitar y recibir información de las instituciones del Estado, sin la necesidad de decir por qué o para qué se está requiriendo.

En esta guía se explican los pasos y requisitos que se deben cumplir con el fin de contestar de manera oportuna, veraz, completa, motivada y actualizada . Adicionalmente, el material puede acoplarse a los procedimientos con los que ya cuentan los sujetos obligados en el trámite de respuestas a peticiones, quejas y reclamos y con los mecanismos de atención al ciudadano. 

Para responder las solicitudes de información de forma efectiva se propone una ruta metodológica, que busca entregar elementos prácticos en cada uno de los pasos. La incorporación de esta guía en los procedimientos internos de las entidades territoriales optimizará los recursos humanos y el tiempo invertidos en dar respuesta a las solicitudes de información, además de contribuir a prestar una atención al ciudadano que sea garante del derecho fundamental de acceso a la información pública:

1. Recibir la solicitud de información: los medios idóneos son presencialmente, telefónicamente, correo físico o postal, correo electrónico, formularios web que disponga la  entidad, o a través del medio que disponga el Ministerio Público para recibir las solicitudes de información con 'identidad reservada'.
2. Identificar si se trata de una solicitud de información:  Se debe establecer si se trata de una solicitud de información pública o si se trata de un derecho de petición de interés general, particular o de consulta, pues esto determina el tiempo para responder. Si la solicitud de información no es clara (en caso de ser escrita), se debe pedir al ciudadano la corrección o aclaración en un término de 10 días hábiles. Si esta corrección o aclaración no se realiza, se entenderá que el solicitante ha desistido y se debe proceder al archivo de la solicitud.
3. Determinar la competencia: Si quien recibe la solicitud no es competente, debe informar de inmediato al interesado si ha hecho la solicitud verbalmente. Si lo hace por escrito, se le debe informar dentro de los 5 días siguientes. Dentro de ese término se debe remitir la petición a la persona competente.
4. Asegurar la existencia de la información:  Se debe identificar si la información que es solicitada existe o si debe ser creada. Para estos efectos, se debe revisar en el Registro de Activos de Información, que es un inventario organizado de la información, que se encuentra en posesión, custodia o bajo control de la entidad.
5. Establecer si la información es reservada o clasificada: Dentro de los procesos de solicitud de información pública existen excepciones, con el fin de evitar que se causen daños a derechos de las personas o a bienes públicos.  El Índice de Información Clasificada y Reservada es el inventario en el que se enlista aquella información pública que no puede divulgarse, al tratarse de información que puede causar un daño a determinados derechos o intereses.
6. Elaborar la respuesta:  Independiente del medio en que haya sido recibida la solicitud, ya sea por medio físico, verbal o electrónico, esta deberá responderse por escrito, ya sea por medio electrónico o físico, de acuerdo a la preferencia del solicitante.
7. Enviar la respuesta:  La respuesta puede darse por medio electrónico, físico o dirigiéndose a la entidad.